Vedtægter HIF

Vedtægter for Hjerting IF

  • 1. Foreningens navn

Foreningens navn er Hjerting Idrætsforening, som kan forkortes til Hjerting IF. Foreningen er hjemmehørende i Hjerting, Esbjerg Kommune. Foreningen er medlem af DGI og de relevante specialforbund under DIF.

  • 2. Foreningens formål

Foreningens formål er at virke som Hjertings samlende led for udøvelse af idræt og kulturelle aktiviteter. Det gøres ved at skabe glæde omkring samværet på tværs af alder, evner, ambitioner og køn.

  • 3. Afdelinger

3.1 Foreningen er organisatorisk delt op i afdelinger. Bestyrelsen kan oprette nye afdelinger, når den nødvendige tilslutning er til stede. Ligeledes er det bestyrelsen, der kan lukke en afdeling. Hvis bestyrelsen beslutter ,at der skal lukkes en afdeling, skal det besluttes på et bestyrelsesmøde med 2/3 flertal.

3.2 Antallet af medlemmer i den enkelte afdelingsledelse besluttes af bestyrelsen efter samråd med afdelingen.

  • 4. Medlemsforhold

4.1 Som aktivt eller passivt medlem kan optages enhver, der tilslutter sig foreningens formål. Medlemmerne har pligt til at efterleve foreningens vedtægter og afdelingsledelsens bestemmelser.

4.2 Medlemmer der krænker foreningens vedtægter eller nedsætter dens omdømme, kan bestyrelsen udelukke fra foreningen. Den eller de udelukkende medlemmer kan få deres sag optaget på førstkommende ordinære generalforsamling.

4.3 Restance ud over 3 måneder fører automatisk til udelukkelse af medlemmet.

  • 5. Generalforsamling

5.1 Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed og skal afholdes hvert år i marts måned.

Indvarsling sker i Hjerting Posten, på hjemmesiden og sociale medier mindst 14 dage før generalforsamlingen. Indkomne forslag samt forslag til vedtægtsændringer skal skriftligt være bestyrelsen i hænde seneste 7 dage før generalforsamlingen afholdes.

5.2 Stemmeret på generalforsamlingen har alle medlemmer, der er fyldt 16 år, og som har været medlem af foreningen i mindst 30 dage, samt de til foreningen knyttede ledere, ulønnede instruktører og træner.

For medlemmer, der er under 16 år, og som har været medlem af foreningen i mindst 30 dage, har forældre/værge stemmeret. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde, og hver person har kun 1 (én) stemme.

5.3 Dagsorden til generalforsamlingen skal indeholde følgende:

  1. Valg af dirigent og stemmetællere.
  2. Bestyrelsens beretning.

Afdelingernes beretning foreligger på skrift før generalforsamlingen.

  1. Aflæggelse af det reviderede regnskab.
  2. Fremlæggelse af et budget for det kommende regnskabsår.
  3. Indkomne forslag.
  4. Valg af bestyrelse.
  5. Godkendelse af formand og økonomiansvarlig fra afdelingerne.
  6. Valg af ekstern revisor.
  7. Eventuelt.

5.4 Ekstraordinær generalforsamling afholdes når bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når mindst 50 medlemmer fremsender skriftlig begæring herom med angivelse af de emner, man ønsker behandlet. Den skal indvarsles og er beslutningsdygtig, som den ordinære.

5.5 Enhver lovlig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig ved almindeligt stemmeflertal; dog kræver vedtægtsændringer at mindst 2/3 af de fremmødte afgiver deres stemme for forslaget.

5.6 På forlangende skal alle valg foregå skriftligt.

  • 6. Bestyrelse og forretningsudvalg (FU)

6.1 Foreningen ledes af en bestyrelse, bestående af en formand, en økonomiansvarlig en kommunikationsansvarlig plus formændene for de enkelte afdelinger. Hvis der på generalforsamlingen ikke opstilles kandidater til formand og/eller kommunikationsansvarlig består bestyrelsen af de kandidater som vælges samt afdelingsformænd. Bestyrelsen konstituerer sig selv med de manglende poster.

Opstilles og vælges der ikke en økonomiansvarlig på generalforsamlingen, bemyndiges bestyrelsen til at overdrage opgaven til et revisionsfirma.

6.2 Formand, økonomiansvarlig og kommunikationsansvarlig danner et forretningsudvalg (FU). FU’s kompetencer besluttes af bestyrelsen og beskrives i forretningsordenen.

6.3 Bestyrelsen vælges på generalforsamlingen for en 2-årig periode ad gangen, så de går på skift hvert andet år; formanden i lige årstal og den økonomiansvarlige og kommunikationsansvarlige i ulige årstal. Valgbar er ethvert medlem, der er fyldt 18 år.

6.4 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

6.5 I tilfælde af stemmelighed i bestyrelsen er formandens stemme afgørende.

6.6 Afdelingerne fastsætter kontingentets størrelse i samråd med bestyrelsen.

6.7 Der laves beslutningsreferat over bestyrelsesmøder, afdelingsmøder og generalforsamlinger.

6.8 Ved et bestyrelsesmedlems ordinære generalforsamling afgang i årets løb kan bestyrelsen supplere sig indtil førstkommende ordinære generalforsamling.

6.9 Formanden og den økonomiansvarlige tegner foreningen overfor banken. De skal hver for sig kunne underskrive og disponere over hovedafdelingens egne bankkonti. De skal kunne afgive fuldmagter til afdelingernes kasserer og formænd. Hovedkassereren skal have online adgang til med kig på afdelingernes bankkonti.
Afdelingsformænd og kasserer skal hver for sig kunne underskrive og disponere over afdelingens egne bankkonti.

  • 7. Regnskab

7.1 Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.

7.2 Bestyrelsen godkender regnskabet som udarbejdes af den økonomiansvarlige og revideres af ekstern revisor.

7.3 Den økonomiansvarlige /revisionsfirmaet og den enkelte afdelingskasserer, fører efter vedtægterne og lovgivningens krav til regnskabsførelse, foreningens og afdelingernes regnskab på en forsvarlig og omhyggelig måde på baggrund af de enkelte afdelingers bilag, som afdelingsformand og afdelingskasserer er ansvarlig for.

7.4 Afdelingerne udarbejder hvert år et budget for det kommende år. Budget skal godkendes af bestyrelsen.

  • 8. Revision

8.1 Regnskabet skal godkendes af et godkendt revisionsfirma.

8.2 Revisionsfirmaet gennemgår stikprøvevis foreningens regnskabsmateriale og kontrollerer aktivernes tilstedeværelse samt afstemmer balancen.

  • 9. Medlemsmøder i afdelingerne

9.1 Hvert år inden Hjerting IF’s generalforsamlingen afholdes medlemsmøde i de enkelte afdelinger.

9.2. Indkaldelse til medlemsmøde sker i Hjerting Posten, på hjemmesiden og sociale medier senest 14 dage før mødet

9.3 Stemmeret på medlemsmødet har alle medlemmer, der er fyldt 16 år, og som har været medlem af afdelingen i mindst 30 dage, samt de til afdelingen knyttede ledere, ulønnede instruktører og træner. For medlemmer der er under 16 år, og som har været medlem af afdelingen i mindst 30 dage, har forældre/værge stemmeret. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde, og hver person har kun 1 (én) stemme.

9.4 Dagsorden til medlemsmøde skal indeholde følgende:

  1. Valg af dirigent.
  2. Afdelingens beretning.
  3. Godkendelse af budget for det kommende regnskabsår.
  4. Behandling af indkomne forslag.
  5. Indstilling af afdelingsformand og økonomiansvarlig til generalforsamlingens godkendelse.
  6. Valg af øvrige udvalgsmedlemmer.
  7. Eventuelt.
  • 10. Afdelingsledelsen

10.1 Afdelingsledelsen leder afdelingen og træffer selv alle afgørelser vedrørende arbejdet i afdelingen, og udpeger ledere, instruktører og træner efter de regler, som er fastsat af bestyrelsen.

  • 11. Foreningens opløsning

11.1 Foreningen kan kun opløses, når det er vedtaget på to lovligt indvarslede generalforsamlinger, som afholdes med mindst 14 dages mellemrum, og når mindst ¾ af de fremmødte stemmer herfor.

11.2 På generalforsamlingen kan der træffes beslutning om, hvorledes evt. formue, herunder fast ejendom og løsøre, skal anvendes. Formuen skal dog anvendes til foreningsformål i Esbjerg Kommune. Ved afstemning om formuens anvendelse kræves kun simpelt stemmeflertal.

  • 12. Foreningens formue

12.1 Foreningens formue opbevares i anerkendt pengeinstitut, enten som kontant indestående eller anbragt i sikre, risikofrie obligationer.

Vedtaget på den ordinære generalforsamling den 11. marts 2026

Formand
Anders Kristensen

Økonomiansvarlig
Flemming Bro Lund

Kommunikationsansvarlig
Camilla Jørgensen

Dirigent
Thomas Vohs-Ahlers